E-Belge Yönetim Sistemi (EBYS)

Kısaca EBYS olarak adlandırılan elektronik belge yönetim sistemi, işletmelerin faaliyetleri esnasında oluşturmuş oldukları her çeşit dokümantasyonun, üretimden başlayarak nihai tavsiyesine kadar geçen süreçte arşivlenmesini ve yönetilmesini sağlayan sistemdir.

Akıllı Çözümler EBYS, standart EBYS hizmetlerinden farklı olarak yalnızca bir arşiv veya süreç yazılımı demek değildir. İhtiyacınıza göre şekillendirebildiğiniz özel bir çözüm paketidir. Bu paket sayesinde belge yönetim sürecini kolayca profesyonel hale getirebilirsiniz.

EBYS ile Yapılabilecekler

• Mevcut Kaynaklara Bağlanılabilir: İşletmeler, diledikleri takdirde hali hazırda mevcut olan SAP, New Frame, sosyal medya, printer, tarayıcı ve telefon gibi tüm kaynaklarına bağlanabilir, dokümanları sıfır noktasında oluşturarak işleyebilirler.
• Veri Kaynakları Dinlenebilir: İşletmeler, işlemiş oldukları veri kaynakları, e-mail, faks, sms ile twitter, facebook gibi sosyal medya kanallarını da dinleyerek, kampanya ve anket yönetim sistemleriyle eş zamanlı hareket edebilirler.
• Etkileşim Sağlanabilir: EBYS hizmeti, dinleyerek harekete geçebilen bir diyalog sistemine sahiptir. Bu da etkileşime geçebilmek anlamına gelir. Akıllı Çözümler ebys elektronik belge yönetim sistemi dinlediği içeriği ve bağlandığı kaynağı değerlendirerek, tanımlandığı sürece göre alternatif ve paralel yolları kullanarak değişme özelliği olan bir sistemdir.

EBYS Temel Fonksiyonları

• Dokümanlar arasında ilişki tanımlama
• Dokuman görüntüleme
• İhtiyaca yönelik geliştirilebilen profil form oluşturma alt yapısı
• Web tabanına sahip arayüz sayesinde sisteme mobil cihazlar üzerinden ve her mekandan erişim sağlayabilme
• İş süreç otomasyonu ile sağlanan tam entegrasyon
• Bilgi güvenliği koruması ve yetkilendirme alt yapısı
• Dotnet 4.0, HTML 5, Ajax ara yüzler ve WCF yazılım alt yapıları ile esnek çalışma modeli
• Check-in ve Check-out mekanizması

Neden Akıllı Çözümler EBYS Kullanmalısınız?

1.Erişim Kolaylığı

Elektronik belge yönetim sistemi üzerinde gerçekleştirilen tüm işlemler Microsoft ile Android ve IOS gibi mobil cihaz yazılımlarında çalışabilme özelliğine sahiptir.

2.Güvenilirlik

EBYS üzerinde yasal olarak bir kişinin kendine gönderilmiş olan her dokuman sonucunda “aldı ve okudu” hükümleri gerçekleşir. Bu da süreçteki hiçbir görevlinin dokumanı almadım ya da okumadım gibi mazeretler sunmasının önüne geçer.

3.Kolay Kullanım

Elektronik belge yönetimi sayesinde kurumlar önceki yıllara ait dokümanlara; tarih, konu, gönderen ve sayı gibi kriterler sayesinde saniyeler içerisinde ulaşabilir. Bu sistemde kişiler yalnızca yetkili tanımlandıkları dokümanlara erişme imkanına sahiptirler.

4.Arşiv Süreç Kolaylığı

Taranan kağıt dokumanlar, sosyal medya mesajları, mailler, web mesajları, JPAG de dahil olmak üzere tüm dijital dokumanlar, EBYS sayesinde tekst formatına dönüştürülür. Daha sonra okunabilir ve üzerine yazı yazılabilir formata getirilerek, görevli kişiler arasında bazı süreçlerde dolaşır. Oluşturulan dokümana, başka dokumanlar ya da yorum eklenebilir, paraflanıp imzalandıktan sonra muhatabına gönderilir. Ayrıca bu sürecin her aşamasında ayrı versiyon olarak arşivlenebilir ve basılabilir.

5.Analiz ve Raporlama Fırsatı

Elektronik belge yönetim sistemi ile süreçteki her aşamanın ne kadar zaman aldığı ve hangi kalitede tamamlandığı rapor haline getirilerek, performans ve analiz yönetimi sağlanabilir.